Legal & Privacy Center

1. Entidad responsable y alcance

SEIE — Sistema de Evaluación e Inteligencia Educativa — es una plataforma propiedad de y operada por eduKai Learning, LLC, una compañía de responsabilidad limitada registrada en South Carolina, Estados Unidos. Estos términos se aplican al sitio web, paneles, formularios, evaluaciones, integraciones, aplicaciones, comunicaciones y demás servicios de SEIE.

SEIE presta servicios a estudiantes, padres o tutores, docentes, consejeros, administradores, organizaciones educativas, escuelas, distritos, regiones y ministerios. Una institución puede imponer reglas adicionales mediante un contrato, acuerdo de procesamiento de datos o política institucional. En caso de conflicto, prevalecerá el acuerdo institucional aplicable en la medida permitida por la ley.

SEIE atiende a estudiantes en Puerto Rico, Estados Unidos, el Caribe (por ejemplo, Curazao y Aruba) y América Latina. Los cursos, entregas y calificaciones se gestionan en OIVS LMS, la plataforma de aprendizaje que SEIE utiliza de forma integrada.

2. Términos de Uso

2.1 Aceptación y elegibilidad

Al crear una cuenta, acceder a SEIE o utilizar sus servicios, el usuario acepta estos Términos y las políticas incorporadas. Los menores deben utilizar SEIE con la autorización de un padre, tutor o institución con autoridad legal. La aceptación electrónica puede registrarse con la identidad, función, organización, versión del documento, fecha, hora, dirección IP y datos técnicos del dispositivo.

2.2 Cuentas, funciones y autorización

Cada usuario debe proporcionar información correcta, proteger sus credenciales y utilizar únicamente las funciones asignadas a su rol. Las cuentas son personales y no deben compartirse. Las organizaciones son responsables de autorizar a sus usuarios, mantener actualizados sus permisos y notificar accesos que deban cancelarse.

2.3 Uso permitido

SEIE puede utilizarse únicamente con fines educativos, administrativos, de apoyo estudiantil, orientación, planificación, evaluación autorizada, análisis institucional y cumplimiento de las funciones acordadas. El acceso a expedientes debe limitarse a personas con un interés educativo legítimo o con otra autorización válida.

2.4 Propiedad intelectual y contenido

SEIE, su diseño, código, metodologías, instrumentos, marcas, informes y materiales propios pertenecen a eduKai Learning, LLC o a sus licenciantes. Los estudiantes y las instituciones conservan los derechos que correspondan sobre sus datos y contenido. Otorgan a eduKai una licencia limitada para alojar, procesar, respaldar y mostrar ese contenido solamente con el fin de operar SEIE y cumplir los servicios autorizados.

2.5 Pagos

Cuando se activen funciones de pago, se utilizará un procesador externo autorizado. SEIE no pretende almacenar números completos de tarjetas, códigos de seguridad ni credenciales bancarias. Los términos del procesador también serán aplicables y su identidad se informará antes de activar el servicio.

2.6 Disponibilidad y cambios

eduKai procurará mantener SEIE disponible y seguro, pero no garantiza funcionamiento ininterrumpido. Puede realizar mantenimiento, actualizaciones, correcciones y cambios razonables. Las modificaciones materiales a estas políticas se comunicarán y podrán requerir una nueva aceptación.

2.7 Suspensión y terminación

El acceso puede suspenderse o terminarse por incumplimiento, riesgo de seguridad, solicitud institucional, falta de pago, uso ilegal o protección de estudiantes y sistemas. La terminación no elimina obligaciones de confidencialidad, propiedad, retención o cumplimiento que deban continuar.

2.8 Garantías y responsabilidad

SEIE se proporciona “tal cual” y “según disponibilidad”, en la máxima medida permitida. No garantiza que una recomendación, predicción o resultado sea completamente exacto. eduKai no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuentes en la medida permitida por la ley. Salvo cuando la ley, un acuerdo institucional o una conducta intencional disponga lo contrario, la responsabilidad total de eduKai se limitará a las cantidades pagadas por el servicio afectado durante los doce meses anteriores al evento que originó la reclamación.

2.9 Ley aplicable

Estos Términos se interpretarán conforme a las leyes de South Carolina, sin perjuicio de las normas obligatorias aplicables al usuario, estudiante o institución. Las partes intentarán resolver controversias de buena fe antes de acudir a un tribunal competente. Los contratos institucionales pueden establecer otra jurisdicción o procedimiento.

3. Política de Privacidad

3.1 Información que podemos recopilar

• Identidad, fecha de nacimiento, información demográfica, dirección, teléfono, correo y datos de contacto.
• Información de padres, tutores, familiares, contactos de emergencia y relaciones autorizadas.
• Admisiones, matrícula, escuela, grado, cursos, calificaciones, asistencia, progreso, créditos, metas y documentos académicos.
• Resultados de CPI, ERA, GAS, SGSI u otros instrumentos, respuestas abiertas, indicadores de participación, bienestar y apoyo.
• Resultados del curso diagnóstico SGEI, de las evaluaciones MIEA, tendencias de calificaciones y actividad de inicio de sesión en OIVS LMS, utilizados para calcular el Índice de Éxito.
• Referidos y registros de seguimiento del módulo de Apoyo Profesional, así como los consentimientos correspondientes, tratados como datos sensibles.
• Información médica, discapacidades, acomodaciones, necesidades educativas o de bienestar cuando esté autorizada y sea necesaria.
• Fotografías, imágenes, audio, video, cámara y, si se habilita expresamente, datos biométricos o derivados.
• Documentos de identidad, pasaporte u otros identificadores gubernamentales cuando sean legalmente necesarios. Se evitará recopilar el Seguro Social salvo obligación específica.
• Referencias de transacciones y pagos procesados por terceros; no números completos de tarjetas.
• Dirección IP, navegador, dispositivo, identificadores, registros de acceso, cookies, ubicación aproximada y, únicamente con autorización específica, ubicación precisa.
• Mensajes, solicitudes de soporte, correos, formularios, archivos y conversaciones con asistentes de inteligencia artificial.

3.2 Fuentes

La información puede provenir del estudiante, padre o tutor, institución, personal autorizado, OIVS LMS (cursos, entregas, calificaciones y actividad de acceso), formularios de admisión, integraciones, registros técnicos y proveedores autorizados.

3.3 Finalidades

Utilizamos los datos para crear y proteger cuentas; administrar admisiones y matrícula; prestar servicios educativos; calcular indicadores, incluido el Índice de Éxito; producir informes y recomendaciones; personalizar apoyos y coordinar referidos de Apoyo Profesional; traducir la interfaz; facilitar comunicaciones; sincronizar sistemas; investigar incidentes; cumplir contratos y leyes; mejorar accesibilidad, seguridad y funcionamiento; y atender derechos de privacidad.

3.4 Prohibición de venta y publicidad conductual

eduKai no vende información personal de estudiantes ni la utiliza para publicidad conductual dirigida. No autorizará el entrenamiento de modelos generales de terceros con datos identificables de estudiantes sin aviso, autoridad legal y consentimiento o acuerdo apropiado. Conforme a los términos de la API de OpenAI, los datos enviados a través de la API no se utilizan para entrenar los modelos de OpenAI.

3.5 Proveedores de servicios y divulgaciones

Podemos divulgar la información mínima necesaria a proveedores de servicios (encargados) que apoyan la operación y que actúan bajo instrucciones de eduKai o de la institución. Actualmente son:

• OpenAI (API): funciones de inteligencia artificial, como las sugerencias de evaluación de MIEA, el asistente virtual de SEIE, la traducción de la interfaz y las ilustraciones de lecciones. Solo se envían los datos mínimos necesarios y, conforme a los términos de la API de OpenAI, esos datos no se utilizan para entrenar sus modelos.
• Google Workspace: correo electrónico institucional y almacenamiento de copias de seguridad cifradas en Google Drive; también Drive o Sheets para usos operativos autorizados.
• OIVS LMS: plataforma de aprendizaje donde residen los cursos, las entregas y las calificaciones, provista por un proveedor externo de LMS bajo contrato.
• Sistema de correo institucional: envío de notificaciones y comunicaciones por correo electrónico.
• Servidor virtual dedicado operado para eduKai Learning en Estados Unidos, donde se ejecuta SEIE.

El procesador de pagos está pendiente de selección y será identificado antes de usarse. También podremos divulgar datos a una institución autorizada, por orden legal, para proteger la seguridad o durante una reorganización empresarial sujeta a obligaciones de privacidad equivalentes.

3.6 Hospedaje y copias de seguridad

SEIE se ejecuta en un servidor virtual dedicado operado para eduKai Learning en Estados Unidos. Se realizan copias de seguridad diarias que se conservan en el servidor durante 14 días, y una copia cifrada se almacena fuera del servidor en la cuenta de Google Workspace (Google Drive) de eduKai Learning. Las claves de cifrado de las copias de seguridad están bajo custodia de eduKai Learning.

3.7 Transferencias internacionales y usuarios de otros países

SEIE atiende a estudiantes en Puerto Rico, Estados Unidos, el Caribe (por ejemplo, Curazao y Aruba) y América Latina, y procesa la información en Estados Unidos. Si usted accede a SEIE desde otro país, sus datos se transferirán a Estados Unidos y se procesarán allí, así como por los proveedores indicados en la sección 3.5. Cuando sea obligatorio, se utilizarán acuerdos y salvaguardas contractuales para estas transferencias. Las instituciones deben informar requisitos nacionales adicionales antes de transferir datos.

Las personas de otros países pueden tener derechos adicionales conforme a su legislación local, como el acceso, la rectificación, la eliminación y la oposición al tratamiento de sus datos. eduKai atenderá esos derechos en la medida en que la ley aplicable lo exija. Para ejercerlos, utilice la información de contacto de la sección 11.

3.8 Cookies y tecnologías similares

SEIE puede utilizar cookies esenciales para sesiones, seguridad, idioma, preferencias y funcionamiento. Las tecnologías no esenciales de analítica o seguimiento se identificarán y, cuando sea requerido, estarán sujetas a consentimiento. No se utilizarán rastreadores publicitarios dirigidos a menores.

3.9 Aplicación instalable (PWA)

SEIE puede instalarse desde el navegador como aplicación web. La aplicación instalada no almacena expedientes estudiantiles en el dispositivo; solo guarda en caché estilos e imágenes para funcionar con mayor rapidez. Las sesiones continúan protegidas mediante inicio de sesión.

4. Menores, padres y consentimiento

Para menores de 13 años, SEIE obtendrá consentimiento parental verificable o se basará en una autorización institucional válida cuando la ley lo permita. El aviso explicará qué se recopila, para qué se utiliza, con quién se comparte y cómo el padre puede revisar, corregir, eliminar o revocar el consentimiento.

La cámara, audio, video, ubicación precisa, datos biométricos, información médica sensible y divulgaciones no esenciales requerirán avisos y autorizaciones específicos. El consentimiento no se combinará de manera confusa con los Términos generales. Una revocación puede limitar servicios que necesiten esos datos, pero no afectará tratamientos previos legalmente realizados.

5. Datos educativos y responsabilidades institucionales

5.1 Control institucional de los expedientes

Cuando SEIE procesa expedientes para una escuela, distrito u otra autoridad educativa, la institución conserva el control de sus expedientes y eduKai actúa como proveedor de servicios o encargado según el acuerdo aplicable. Los datos se utilizarán solamente para la finalidad educativa autorizada, con acceso limitado, sin redistribución no autorizada y con devolución o eliminación al terminar el servicio.

Las instituciones son responsables de determinar su autoridad para divulgar datos y de cumplir FERPA, PPRA, IDEA, COPPA y las leyes locales aplicables. eduKai apoyará solicitudes válidas de acceso, corrección, exportación y eliminación, y suscribirá acuerdos institucionales o Data Privacy Addenda cuando correspondan.

5.2 Módulo de Apoyo Profesional

El módulo de Apoyo Profesional permite referir a estudiantes a recursos de consejería, trabajo social o psicología. La información de este módulo se trata como dato sensible y cuenta con salvaguardas adicionales:

• La bitácora de seguimiento es confidencial y solo pueden verla los profesionales de apoyo designados y la dirección escolar.
• Los docentes únicamente ven que el estudiante está en seguimiento y una recomendación para el aula; no tienen acceso al contenido de la bitácora.
• El consentimiento del padre, madre o tutor se solicita durante la matrícula y puede registrarse o revocarse posteriormente.
• Existe un protocolo de crisis con recursos de emergencia. Ante un peligro inmediato, llame al 911. También puede comunicarse con la Línea de Crisis y Prevención del Suicidio 988 y, en Puerto Rico, con la Línea PAS: 1-800-981-0023. SEIE no sustituye los servicios de emergencia.

6. Inteligencia artificial, evaluaciones y recomendaciones

6.1 Principios generales

SEIE puede utilizar automatización e inteligencia artificial para resumir información, identificar patrones, generar recomendaciones y apoyar comunicaciones. Estos resultados pueden contener errores y deben ser revisados por personal autorizado.

• SEIE, CPI, ERA, GAS y SGSI no son exámenes clínicos ni diagnósticos médicos o psicológicos.
• Los resultados no deben ser la única base para admisión, exclusión, disciplina, calificación, tratamiento clínico o decisiones que produzcan efectos significativos.
• Debe existir revisión humana, oportunidad de explicar el contexto y un procedimiento para cuestionar o corregir datos inexactos.
• El acceso a conversaciones con IA se limita a finalidades autorizadas y a usuarios con necesidad legítima.
• No se garantiza que el contenido generado por IA sea completo, correcto o apropiado sin revisión profesional.

6.2 IA en la evaluación (MIEA)

• La IA solo sugiere una puntuación y una retroalimentación; ninguna calificación ni comentario se publica sin la aprobación del docente.
• SEIE registra la identidad de la persona que aprueba cada calificación.
• La retroalimentación se redacta en el idioma en que el estudiante presentó su trabajo.
• Los estudiantes y sus familias pueden solicitar la revisión humana de cualquier calificación.

6.3 Índice de Éxito («Nadie fracasa solo»)

El Índice de Éxito es un indicador de riesgo que se calcula diariamente combinando calificaciones, tendencias de calificaciones, actividad de inicio de sesión en OIVS LMS, resultados de la línea base del SGEI y resultados de MIEA. Produce niveles verde, amarillo, naranja o rojo y puede enviar avisos de apoyo al estudiante, a su familia y a sus docentes, en el idioma de cada destinatario.

• Es exclusivamente una herramienta de alerta temprana. Nunca toma decisiones automatizadas sobre admisión, promoción, calificaciones, disciplina o ubicación.
• Personal capacitado revisa siempre la información y toma las decisiones.
• Las familias pueden preguntar cómo se generó el indicador y solicitar una revisión humana.

6.4 SGEI — Sistema de Gestión del Éxito Integral

El SGEI es un curso diagnóstico obligatorio. Sus resultados se utilizan para planificar apoyos, no para penalizar al estudiante.

6.5 Ilustraciones y videos en los cursos

Los cursos pueden incluir ilustraciones generadas por IA y videos educativos de terceros seleccionados (YouTube, en modo de privacidad mejorada). Estos terceros tienen sus propias políticas de privacidad y términos de uso.

7. Política de Uso Aceptable

Está prohibido:

• Acceder a cuentas, expedientes, organizaciones o funciones sin autorización.
• Compartir contraseñas, eludir controles, suplantar identidades o alterar registros.
• Cargar malware, ejecutar ataques, explorar vulnerabilidades sin permiso o interferir con el servicio.
• Acosar, amenazar, discriminar, explotar o publicar información personal de otra persona.
• Utilizar SEIE para fraude, plagio, vigilancia indebida, publicidad, decisiones discriminatorias o actividades ilegales.
• Extraer datos masivamente, reconstruir identidades, vender información o entrenar sistemas externos sin autorización.
• Presentar resultados de SEIE como diagnóstico clínico o decisión definitiva.

Las posibles violaciones pueden investigarse y producir restricciones, suspensión, notificación institucional o acciones legales.

8. Retención y eliminación

eduKai puede aplicar un periodo más corto o largo cuando lo exija la ley, una retención legal, un acuerdo institucional o la protección de derechos. Una vez vencido el periodo, los datos se eliminarán, anonimizarán o archivarán de forma restringida.

9. Seguridad, incidentes y derechos

9.1 Salvaguardas

eduKai utiliza medidas administrativas, técnicas y físicas razonables, entre ellas controles por función y organización, autenticación, cifrado cuando corresponda, copias de seguridad diarias con copia externa cifrada, registros, capacitación y revisión de proveedores. Los datos del módulo de Apoyo Profesional tienen acceso restringido a profesionales designados y a la dirección escolar. Ningún sistema puede garantizar seguridad absoluta.

9.2 Incidentes

Se investigarán accesos, pérdidas o divulgaciones no autorizadas. eduKai notificará a las instituciones, personas y autoridades conforme a la ley y contratos aplicables, sin demora irrazonable, después de evaluar el alcance y adoptar medidas de contención.

9.3 Derechos

Según la ley y la relación institucional, una persona puede solicitar acceso, corrección, copia, portabilidad, restricción, oposición, revocación de consentimiento o eliminación. También puede cuestionar datos utilizados por una recomendación automatizada, preguntar cómo se generó el Índice de Éxito y solicitar la revisión humana de cualquier calificación. Las personas de otros países pueden tener derechos adicionales conforme a su legislación local (sección 3.7). Para proteger al estudiante, se verificará la identidad y autoridad antes de responder. Las solicitudes pueden enviarse a la información de contacto de la sección 11.

10. Accesibilidad

eduKai procura que SEIE sea accesible, con el objetivo de cumplir WCAG 2.1 nivel AA y los requisitos contractuales aplicables. Las personas que encuentren una barrera pueden solicitar contenido en un formato alternativo o asistencia utilizando la información de contacto indicada abajo.

11. Contacto, comunicaciones y cambios

Los usuarios aceptan recibir comunicaciones operativas, legales, de seguridad y educativas relacionadas con SEIE. Los mensajes promocionales, si existieran, se administrarán separadamente.

Esta página puede actualizarse para reflejar cambios legales, tecnológicos o del servicio. La fecha y versión se publicarán aquí. Los cambios materiales se comunicarán y podrán requerir nueva aceptación o consentimiento.

Las versiones en español e inglés procuran expresar el mismo contenido. Cuando la ley lo permita y exista una diferencia imposible de reconciliar, prevalecerá la versión en inglés, salvo que un acuerdo institucional disponga lo contrario.

1. Responsible entity and scope

SEIE — the Educational Evaluation and Intelligence System — is a platform owned and operated by eduKai Learning, LLC, a South Carolina limited liability company. These terms apply to SEIE websites, dashboards, forms, assessments, integrations, applications, communications, and related services.

SEIE serves students, parents or guardians, educators, counselors, administrators, educational organizations, schools, districts, regions, and ministries. An institution may impose additional rules through a contract, data processing agreement, or institutional policy. If a conflict exists, the applicable institutional agreement controls to the extent permitted by law.

SEIE serves students in Puerto Rico, the United States, the Caribbean (for example, Curaçao and Aruba), and Latin America. Courses, submissions, and grades are managed in OIVS LMS, the learning platform integrated with SEIE.

2. Terms of Use

2.1 Acceptance and eligibility

By creating an account, accessing SEIE, or using its services, a user accepts these Terms and incorporated policies. Minors must use SEIE with authorization from a parent, guardian, or institution with legal authority. Electronic acceptance may be recorded with identity, role, organization, document version, date, time, IP address, and device information.

2.2 Accounts, roles, and authorization

Users must provide accurate information, protect credentials, and use only functions assigned to their role. Accounts are personal and may not be shared. Organizations are responsible for authorizing their users, maintaining permissions, and notifying eduKai when access should end.

2.3 Permitted use

SEIE may be used only for authorized educational, administrative, student-support, counseling, planning, assessment, institutional analysis, and compliance purposes. Access to records must be limited to people with a legitimate educational interest or other valid authorization.

2.4 Intellectual property and content

SEIE and its design, code, methodologies, instruments, marks, reports, and proprietary materials belong to eduKai Learning, LLC or its licensors. Students and institutions retain applicable rights in their data and content. They grant eduKai a limited license to host, process, back up, and display that content only to operate SEIE and provide authorized services.

2.5 Payments

When payment functions are activated, an authorized external processor will be used. SEIE does not intend to store complete card numbers, security codes, or banking credentials. The processor’s terms will also apply, and its identity will be disclosed before activation.

2.6 Availability and changes

eduKai will use reasonable efforts to keep SEIE available and secure but does not guarantee uninterrupted operation. Maintenance, updates, corrections, and reasonable changes may occur. Material policy changes will be communicated and may require renewed acceptance.

2.7 Suspension and termination

Access may be suspended or terminated for violations, security risks, institutional requests, nonpayment, unlawful use, or protection of students and systems. Termination does not eliminate confidentiality, ownership, retention, or compliance obligations that must continue.

2.8 Warranties and liability

SEIE is provided “as is” and “as available” to the maximum extent permitted. It does not guarantee that every recommendation, prediction, or result is completely accurate. eduKai is not liable for indirect, incidental, special, or consequential damages to the extent allowed by law. Unless law, an institutional agreement, or intentional misconduct requires otherwise, eduKai’s aggregate liability is limited to amounts paid for the affected service during the twelve months before the event giving rise to the claim.

2.9 Governing law

These Terms are governed by South Carolina law, subject to mandatory laws applicable to the user, student, or institution. The parties will attempt good-faith resolution before filing in a court of competent jurisdiction. Institutional contracts may establish a different forum or process.

3. Privacy Policy

3.1 Information we may collect

• Identity, date of birth, demographics, address, telephone number, email, and contact information.
• Parent, guardian, family, emergency-contact, and authorized-relationship information.
• Admissions, enrollment, school, grade, courses, grades, attendance, progress, credits, goals, and academic documents.
• CPI, ERA, GAS, SGSI, and other instrument results; open responses; and engagement, wellness, and support indicators.
• SGEI diagnostic course results, MIEA assessment results, grade trends, and OIVS LMS login activity used to calculate the Success Index.
• Professional Support referrals and follow-up records, and the related consents, which are treated as sensitive data.
• Medical information, disabilities, accommodations, and educational or wellness needs when authorized and necessary.
• Photographs, images, audio, video, camera data, and, if expressly enabled, biometric information or derivatives.
• Identity documents, passports, or other government identifiers when legally necessary. Social Security numbers will be avoided absent a specific obligation.
• Transaction and payment references processed by third parties, but not full card numbers.
• IP address, browser, device, identifiers, access logs, cookies, approximate location, and precise location only with specific authorization.
• Messages, support requests, email, forms, files, and conversations with artificial-intelligence assistants.

3.2 Sources

Information may come from a student, parent or guardian, institution, authorized staff, OIVS LMS (courses, submissions, grades, and login activity), admission forms, integrations, technical logs, and authorized providers.

3.3 Purposes

We use data to create and protect accounts; administer admissions and enrollment; provide educational services; calculate indicators, including the Success Index; produce reports and recommendations; personalize support and coordinate Professional Support referrals; translate the interface; facilitate communications; synchronize systems; investigate incidents; comply with contracts and law; improve accessibility, security, and operation; and respond to privacy rights.

3.4 No sale or behavioral advertising

eduKai does not sell student personal information or use it for targeted behavioral advertising. eduKai will not authorize training of third-party general-purpose models with identifiable student data without notice, legal authority, and appropriate consent or agreement. Under OpenAI’s API terms, data sent through the API is not used to train OpenAI models.

3.5 Service providers and disclosures

We may disclose the minimum necessary information to service providers (processors) that support operations and act on instructions from eduKai or the institution. They currently are:

• OpenAI (API): artificial-intelligence features such as MIEA assessment suggestions, the SEIE virtual assistant, interface translation, and lesson illustrations. Only the minimum necessary data is sent, and under OpenAI’s API terms that data is not used to train its models.
• Google Workspace: institutional email and storage of encrypted backups in Google Drive; also Drive or Sheets for authorized operational uses.
• OIVS LMS: the learning platform where courses, submissions, and grades reside, provided by a third-party LMS vendor under contract.
• Institutional mail system: delivery of email notifications and communications.
• Dedicated virtual server operated for eduKai Learning in the United States, where SEIE runs.

A payment processor remains to be selected and will be identified before use. We may also disclose data to an authorized institution, under legal process, to protect safety, or during a business reorganization subject to equivalent privacy obligations.

3.6 Hosting and backups

SEIE runs on a dedicated virtual server operated for eduKai Learning in the United States. Daily backups are kept on the server for 14 days, and an encrypted copy is stored offsite in eduKai Learning’s Google Workspace (Google Drive) account. Backup encryption keys are held by eduKai Learning.

3.7 International transfers and users in other countries

SEIE serves students in Puerto Rico, the United States, the Caribbean (for example, Curaçao and Aruba), and Latin America, and processes information in the United States. If you access SEIE from another country, your data will be transferred to and processed in the United States, and by the providers listed in Section 3.5. Where required, contractual agreements and safeguards will be used for these transfers. Institutions must communicate additional national requirements before transferring data.

People in other countries may have additional rights under their local law, such as access, correction, deletion, and objection to processing of their data. eduKai will honor those rights as required by applicable law. To exercise them, use the contact information in Section 11.

3.8 Cookies and similar technology

SEIE may use essential cookies for sessions, security, language, preferences, and operation. Nonessential analytics or tracking technology will be identified and, where required, subject to consent. Advertising trackers directed to children will not be used.

3.9 Installable app (PWA)

SEIE can be installed from the browser as a web app. The installed app does not store student records on the device; it only caches styles and images to load faster. Sessions remain protected by login.

4. Children, parents, and consent

For children under 13, SEIE will obtain verifiable parental consent or rely on valid institutional authorization where legally permitted. The notice will explain what is collected, why it is used, with whom it is shared, and how a parent may review, correct, delete, or revoke consent.

Camera, audio, video, precise location, biometric information, sensitive medical data, and nonessential disclosures require specific notices and authorization. Consent will not be confusingly bundled into general Terms. Revocation may limit services that require the data but does not invalidate prior lawful processing.

5. Educational data and institutional responsibilities

5.1 Institutional control of records

When SEIE processes records for a school, district, or educational authority, the institution retains control of its records and eduKai acts as a service provider or processor under the applicable agreement. Data will be used only for the authorized educational purpose, with limited access, no unauthorized redisclosure, and return or deletion when service ends.

Institutions are responsible for determining their authority to disclose data and for compliance with FERPA, PPRA, IDEA, COPPA, and applicable local law. eduKai will support valid access, correction, export, and deletion requests and will enter institutional agreements or Data Privacy Addenda when appropriate.

5.2 Professional Support module

The Professional Support module allows students to be referred to counseling, social work, or psychology resources. Information in this module is treated as sensitive data and has additional safeguards:

• The follow-up log is confidential and visible only to designated support professionals and school leadership.
• Teachers see only that a student is in follow-up and a classroom recommendation; they do not have access to the log contents.
• Parent or guardian consent is requested at enrollment and can be recorded or withdrawn later.
• A crisis protocol with emergency resources is in place. In case of immediate danger, call 911. You can also contact the 988 Suicide & Crisis Lifeline and, in Puerto Rico, Línea PAS: 1-800-981-0023. SEIE is not a substitute for emergency services.

6. Artificial intelligence, assessments, and recommendations

6.1 General principles

SEIE may use automation and artificial intelligence to summarize information, identify patterns, generate recommendations, and support communications. Outputs may contain errors and require review by authorized personnel.

• SEIE, CPI, ERA, GAS, and SGSI are not clinical tests or medical or psychological diagnoses.
• Results must not be the sole basis for admission, exclusion, discipline, grading, clinical treatment, or decisions producing significant effects.
• Human review, an opportunity to explain context, and a procedure to challenge or correct inaccurate data must be available.
• Access to AI conversations is limited to authorized purposes and users with a legitimate need.
• AI-generated content is not guaranteed to be complete, accurate, or appropriate without professional review.

6.2 AI in assessment (MIEA)

• AI only suggests a score and feedback; no grade or comment is published without the teacher’s approval.
• SEIE records the identity of the person who approves each grade.
• Feedback is written in the language in which the student submitted the work.
• Students and families may request human review of any grade.

6.3 Success Index (“No one fails alone”)

The Success Index (Índice de Éxito) is a risk indicator calculated daily by combining grades, grade trends, OIVS LMS login activity, SGEI baseline results, and MIEA results. It produces green, yellow, orange, or red levels and may send supportive notices to the student, family, and teachers in each recipient’s language.

• It is an early-warning aid only. It never makes automated decisions about admission, promotion, grades, discipline, or placement.
• Trained staff always review the information and make the decisions.
• Families may ask how the indicator was produced and request a human review.

6.4 SGEI — Comprehensive Success Management System

The SGEI (Sistema de Gestión del Éxito Integral) is a required diagnostic course. Its results are used to plan support, not to penalize the student.

6.5 Illustrations and videos in courses

Courses may include AI-generated illustrations and curated third-party educational videos (YouTube, in privacy-enhanced mode). Those third parties have their own privacy policies and terms of use.

7. Acceptable Use Policy

Users may not:

• Access accounts, records, organizations, or functions without authorization.
• Share passwords, bypass controls, impersonate others, or alter records improperly.
• Upload malware, conduct attacks, test vulnerabilities without permission, or interfere with service.
• Harass, threaten, discriminate against, exploit, or publish another person’s private information.
• Use SEIE for fraud, plagiarism, improper surveillance, advertising, discriminatory decisions, or unlawful activity.
• Scrape data, reconstruct identities, sell information, or train external systems without authorization.
• Represent SEIE results as a clinical diagnosis or final decision.

Potential violations may be investigated and may lead to restrictions, suspension, institutional notification, or legal action.

8. Retention and deletion

eduKai may apply a shorter or longer period when required by law, legal hold, institutional agreement, or protection of rights. After expiration, data will be deleted, anonymized, or archived with restricted access.

9. Security, incidents, and rights

9.1 Safeguards

eduKai uses reasonable administrative, technical, and physical safeguards, including role and organization controls, authentication, encryption where appropriate, daily backups with an encrypted offsite copy, logging, training, and provider review. Professional Support data is restricted to designated professionals and school leadership. No system can guarantee absolute security.

9.2 Incidents

Unauthorized access, loss, or disclosure will be investigated. eduKai will notify institutions, individuals, and authorities as required by applicable law and contracts, without unreasonable delay, after assessing scope and taking containment measures.

9.3 Rights

Depending on law and institutional relationships, a person may request access, correction, a copy, portability, restriction, objection, consent withdrawal, or deletion. A person may also challenge data used in an automated recommendation, ask how the Success Index was produced, and request human review of any grade. People in other countries may have additional rights under their local law (Section 3.7). To protect students, identity and authority will be verified before responding. Requests may be sent using the contact information in Section 11.

10. Accessibility

eduKai seeks to make SEIE accessible, with a goal of meeting WCAG 2.1 Level AA and applicable contractual requirements. A person encountering a barrier may request alternative-format content or assistance using the contact information below.

11. Contact, communications, and changes

Users agree to receive operational, legal, security, and educational communications related to SEIE. Promotional communications, if any, will be managed separately.

This page may be updated to reflect legal, technological, or service changes. The date and version will appear here. Material changes will be communicated and may require renewed acceptance or consent.

The Spanish and English versions are intended to express the same content. Where permitted by law and an irreconcilable difference exists, the English version controls unless an institutional agreement states otherwise.